JÄRJESTÖN ITSENSÄ TUOTTAMAT ASIAKIRJAT SÄILYTETÄÄN !
TÄRKEIMMÄT ASIAKIRJARYHMÄT:
• PÖYTÄKIRJAT (+LIITTEET)
• TOIMINTAKERTOMUKSET JA SUUNNITELMAT
• LUETTELOT JA KORTISTOT
• LÄHTENEET ASIAKIRJAT
• SAAPUNEET ASIAKIRJAT
• TILIASIAKIRJAT
• SÄÄNNÖT
• ORGANISAATIOUUDISTUS-ASIAKIRJAT
• SOPIMUKSET
• OMISTUSASIAKIRJAT
• KILPAILUT JA JUHLAT
• KOULUTUS-JA VALMENNUS
• OMAT PAINOTUOTTEET:
LEHDET, VUOSIKIRJAT,ESITTEET, OHJELMAT, MUUT
• VALOKUVAT, DIAT, FILMIT
• LEHTILEIKEKOKOELMAT
• HENKILÖASIAKIRJAT:
TOIMIHENKILÖT,URHEILIJAT
• HENKILÖKUNTA-ASIAT
Kisat, juhlat, näytökset
KUKA TALLENTAA KOKONAISUUDEN?
JÄRJESTELYTOIMIKUNNAN PÖYTÄKIRJAT (+ LIITTEET)
MUISTIOT, KIRJEET, TOIMITSIJAT, VALMENTAJAT, VIERAAT, OHJELMAT, TIEDOTTEET, MAINOKSET, JULISTEET, MAJOITUKSET, KULJETUKSET, MUUT VASTAAVAT JÄRJESTELYT. KILPAILUTULOKSET LEHTILEIKKEET, VALOKUVAT MUUT TALLENTEET
HÄVITETTÄVÄT ASIAKIRJAT
Heti / Määräajan jälkeen
- Ylimääräiset kappaleet
- Tilitositteet (säilytetään 6 v.)
- Keskusjärjestön lähettämät kierto-j a yleiskirjeet, monisteet, tiedotteet
Muuta aineistoa
- vähäiset ilmoitukset ja tiedustelut
- saapuneet mainokset
- hankintoja koskevat tarjoukset
- lähetekirjeet
- jäljennös- ja todistuspyynnöt
- tiedoksi saapuneet jäljennökset, otteet, monisteet
Muita asiakirjoja varoen
- keskusarkisto seuloo lopullisesti
HÄVITETTÄESSÄ TÄRKEÄÄ: asiakirjat hävitetään niin, ettei TIETOSUOJA kärsi!!
VARO HÄVITTÄESSÄSI ASIAKIRJOJA, JOTKA SISÄLTÄVÄT:
- salaisia ja luottamuksellisia tietoja
- yleensäkin henkilötietoja
HÄVITTÄMISTAVAT:
- silppuaminen
- lopullinen hävittäminen
– uusiokäyttö - ongelmajätteet
- kaatopaikka
- kovalevyt, korput ja romput
fyysinen tuhoaminen (formatointi ei poista tietoja!)